Så hanterar vi dina personuppgifter i On Track

Vem ansvarar för dina uppgifter

Du har fått en inbjudan till On Track från en kommun, en skola eller en förening, till exempel där du vikarierar. Det är de som bestämmer att du ska gå utbildningen och varför. De är därför personuppgiftsansvariga. On Track sköter tjänsten åt dem och är personuppgiftsbiträde: vi behandlar dina uppgifter bara för deras räkning och efter deras instruktioner. [ATT BEKRÄFTA] Rollfördelningen ska fastställas av en jurist.

Vilka uppgifter vi sparar

• Ditt namn och din e-postadress, så som den som bjöd in dig skrev dem. Du bekräftar namnet första gången du loggar in.
• Vem som bjöd in dig, alltså kommunen, skolan eller föreningen, och ibland vilken enhet du hör till.
• Hur långt du har kommit i kursen och när du senast var aktiv.
• Dina svar på quizfrågorna och ditt resultat, medan kursen pågår, så att du kan se vad som blev fel och försöka igen.
• Om du klarade kursens slutscenario.
• Ditt intyg: ditt namn, kursen, vem som bjöd in dig, datumet och intygsnumret.
• Vilka mejl vi har skickat till dig, som ett kvitto på att de skickades.
• En logg över vad som händer i tjänsten, till exempel att du har börjat eller blivit klar med kursen. Loggen bär ett nummer som pekar på dig, inte ditt namn.

Det vi inte sparar

Vi frågar aldrig efter ditt personnummer, ditt födelsedatum, ditt telefonnummer, en bild på dig eller något om din hälsa. Skriv inte sådant någonstans i tjänsten.

Varför vi sparar dem

Uppgifterna behövs för att du ska kunna logga in och gå kursen, för att den som bjöd in dig ska kunna se att du har gått introduktionen, och för att du ska få ett intyg som går att kontrollera. [ATT BEKRÄFTA] Vilken rättslig grund som gäller avgörs av den som bjöd in dig och ska anges av juristen.

Vem som ser dina uppgifter

• Du: ditt konto, din kurs, hur långt du kommit, dina quizresultat medan kursen pågår, och ditt intyg.
• Administratörer hos den som bjöd in dig: ditt namn, din e-postadress, hur långt du har kommit, när du senast var aktiv och om du är godkänd. De kan ladda ner en lista med namn och e-postadresser.
• Rektorer och verksamhetschefer hos den som bjöd in dig: samma sak som administratörerna, men de kan inte ladda ner listan.
• On Track: det som behövs för att sköta tjänsten och hjälpa dig och den som bjöd in dig.

Ingen ser dina poäng eller hur många gånger du gjort ett quiz, varken den som bjöd in dig eller någon annan. De ser bara om du är klar.

En kommun ser aldrig uppgifter om dig som kommer från en annan kommun.

Statistik. On Track använder sammanställningar för att göra utbildningen bättre, till exempel hur stor andel som svarar rätt på en fråga. Sammanställningarna visar aldrig vem som svarade vad, och ett tal som bygger på färre än fem personer visas inte.

Ditt intyg kan kontrolleras av andra

När du är klar får du ett intyg med ett intygsnummer. Den som får ditt intygsnummer eller länken till ditt intyg, till exempel en arbetsgivare, kan kontrollera att intyget är äkta utan att logga in. Hen ser då ditt fullständiga namn, vem som bjöd in dig, kursen, datumet, intygsnumret och en sammanfattning av vad utbildningen omfattade. Dela därför numret bara med den som ska kontrollera intyget.

Namnet på intyget är det namn som den som bjöd in dig använde. Vikarierar du på flera ställen och de stavar ditt namn olika, kan du få två intyg med olika stavning. Båda är riktiga. Ser du ett stavfel innan du blivit klar: kontakta den som bjöd in dig, så kan de rätta det.

Intygsnumret är så långt och slumpmässigt att det inte går att gissa sig till någon annans intyg.

Om ett intyg behöver dras tillbaka, till exempel om det utfärdats av misstag, ser den som kontrollerar intyget att det inte längre gäller. Du får då också ett mejl om det, med besked om vem du kan kontakta.

Mejl vi skickar

Vi skickar mejl när du blir inbjuden, när du ber om ett nytt lösenord och när du får ditt intyg. Om intygsmejlet inte går fram försöker vi igen under upp till sju dygn. Ibland kan det göra att samma mejl kommer två gånger. Ditt intyg finns i tjänsten även om mejlet aldrig kommer fram.

Kursenkäten

Efter varje vagn och när kursen är klar får du några frågor om kursen. Det är frivilligt att svara. Du kan alltid hoppa över frågorna, och ditt intyg väntar aldrig på enkäten.

Dina svar sparas utan koppling till dig. Ingen kan se vem som svarat. Med svaren sparas aldrig ditt namn, ditt konto eller ditt deltagande i kursen, och ingen exakt tid, bara månaden. Det som sparas är kursen, vagnen, föreläsningen, vem som bjöd in dig, den roll du valde i enkäten och svaret.

När kursen är klar kan du också skriva en egen kommentar. Skriv inte namn, varken ditt eget eller andras, i kommentaren. Kommentaren sparas utan uppgift om vem som bjöd in dig.

On Track använder svaren för att göra kurserna bättre, och ser sammanställningar av dem. Administratörer hos den som bjöd in dig ser bara talen för sin egen organisation. De ser aldrig kommentarerna, och aldrig ett tal som bygger på färre än fem svar.

Svaren sparas i tre år och kommentarerna i tolv månader.

Systemet vet inte vem som redan har svarat. Byter du webbläsare eller dator kan du därför få frågorna igen.

Hur länge vi sparar uppgifterna

Tiderna nedan gäller om inte den som bjöd in dig har bestämt andra. En kommun kan till exempel ha egna regler för hur länge handlingar ska sparas.

• Ditt konto, med namn och e-postadress: tills du inte längre har någon giltig plats i utbildningen hos någon av dem som bjudit in dig, och sedan 30 dagar. [NÄR BYGGT]
• Hur långt du kommit i kursen: lika länge som ditt konto. [NÄR BYGGT]
• Dina quizsvar och ditt resultat: raderas när du är godkänd på kursen. Blir du inte godkänd raderas de med ditt konto.
• Om du klarade slutscenariot: raderas när du är godkänd på kursen.
• Ditt intyg: tre år efter att du blev klar med kursen. [NÄR BYGGT]
• En inbjudan som du aldrig tackade ja till: 30 dagar efter att den gick ut. [NÄR BYGGT]
• Kvitton på mejl vi skickat: tolv månader. Din e-postadress tas bort ur kvittot redan när ditt konto tas bort. [NÄR BYGGT]
• Loggen över vad som händer i tjänsten: tolv månader. Uppgifter om en radering eller om ett intyg som dragits tillbaka sparas i tre år, eftersom de visar att vi gjort det vi ska.
• Säkerhetskopior: uppgifter som raderats kan finnas kvar i säkerhetskopior i högst 30 dagar innan kopiorna ersätts. [ATT BEKRÄFTA] Tiden är inte verifierad.

Du får tillgång till kursen så länge din plats i utbildningen gäller.

Dina rättigheter

Du har rätt att få veta vilka uppgifter vi har om dig, att få fel rättade, till exempel ett felstavat namn, och att få dina uppgifter raderade, i de flesta fall.

Kontakta den som bjöd in dig, eller On Track direkt (se längst ner). Vi kontrollerar först att det verkligen är du som frågar, och tar sedan fram svaret tillsammans med den som bjöd in dig. Du får svar inom en månad.

I vissa fall kan den som bjöd in dig vara skyldig att spara uppgifter, till exempel enligt regler för arkiv i en kommun. Då får du veta det. [ATT BEKRÄFTA]

Tycker du att vi hanterar dina uppgifter fel kan du klaga hos Integritetsskyddsmyndigheten, IMY.

Så går en radering till

När du bett om att bli raderad och vi har kontrollerat att det är du, stängs din tillgång till kursen direkt. Själva raderingen sker sju dagar senare. Fristen finns för att ett misstag ska gå att ångra. Ångrar du dig inom de sju dagarna öppnas din tillgång igen.

Efter sju dagar händer följande:

• Ditt konto tas bort, och du kan inte längre logga in.
• Ditt intyg tas bort. Den som försöker kontrollera det får veta att det inte finns. Behöver du intyget för ett jobb: spara det först.
• Den plats i utbildningen som du använde räknas fortfarande som använd hos den som bjöd in dig, men ditt namn och din e-postadress tas bort ur den.
• Kvittona på mejl vi skickat till dig står kvar, men utan din e-postadress.
• Ditt namn tas också bort ur loggen och ur inbjudningar du tackat ja till.

Uppgifterna kan finnas kvar i säkerhetskopior i upp till 30 dagar, innan kopiorna ersätts. [ATT BEKRÄFTA]

Har du fått en inbjudan men aldrig skapat ett konto kan du också bli raderad, på samma sätt.

Var dina uppgifter finns

Databasen med dina uppgifter ligger i Stockholm. För att tjänsten ska fungera använder vi några leverantörer, som bara får behandla uppgifterna för vår räkning:

• Supabase: databasen, inloggningen och säkerhetskopiorna.
• Lovable: driften av webbplatsen.
• Mailjet: utskicken av mejl.

[ATT BEKRÄFTA] Målet är att alla uppgifter ska behandlas inom EU och EES. Det är verifierat för databasen, men inte än för hela kedjan: leverantörernas avtalsparter, deras egna underleverantörer, support och loggar.

Kontakta oss

Den som bjöd in dig: [ATT BEKRÄFTA] kontaktuppgifter till kundens ansvariga.

On Track: [ATT BEKRÄFTA] e-postadress för frågor om personuppgifter, samt bolagets namn och organisationsnummer när bolaget är bildat.

Texten uppdaterades senast: [ATT BEKRÄFTA] datum när texten börjar gälla.